Speta: Reconstituire documente financiar-contabile

Avem urmatoarea situatie: un SRL detine in contabilitate imobilizari si stocuri, sume importante, dar nu si fizic, evidenta lor pierzandu-se de-a lungul timpului.

Realitatea este ca ori nu au fost amortizate, ori nu au fost scoase din gestiune, iar stocurile nu au fost trecute pe cheltuieli sau nu a fost descarcata gestiunea de marfurile vandute. In acelasi timp are solduri mari la clienti si furnizori pentru ca s-au pierdut chitante si nu au fost inregistrate platile si incasarile. Documentele pe anumite perioade lipsesc (pierdute fiind). Astfel situatia patrimoniala este denaturata.

Cum se pot regla conturile respective? Administratorul poate sa faca decizii de scadere pentru active? Ce riscuri exista pentru contabil la operarea acestor deciziii de scaderi? Se mentioneaza ca firma are datorii la stat.

Daca firma ar intra in insolventa ce riscuri exista in conditiile acestea? Trebuie facute ajustari inaintea insolventei sau situatia ramane asa?

Procedura de reconstituire a documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse este stabilita prin OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile. Astfel Capitolul E din Anexa 1 la acest act normativ reglementeaza la pct. 41 – 49 termenele si procedura ce urmeaza a fi parcursa pentru refacerea documentelor.Spre exemplu pct. 45 stabileste ca in cazul in care documentul disparut a fost emis de alta unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitenta. In acest caz, unitatea emitenta va trimite unitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

Singurele documente care nu se pot reconstitui sunt documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate. In acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suporta paguba adusa unitatii, salariatilor sau altor unitati, sumele respective recuperandu-se potrivit prevederilor legale.

In cadrul acestui proces vor putea fi utilizate si inscrisuri emise de catre administratorul societatii prin care vor fi efectuate corectiile necesare ori se vor justifica o serie de operatiuni pentru care nu mai exista documente justificative.

Sub aspectul raspunderii contabilului in contextul existentei obligatiilor neachitate ale societatii si a insolvabilitatii societatii conform art. 176 din Codul de procedura fiscala mentionam raspunderea solidara se poate institui in conditiile art. 27 din Codul de procedura fiscala fata de:

– persoanele fizice sau juridice care, anterior datei declararii insolvabilitatii, cu rea-credinta, au dobandit in orice mod active de la debitorii care si-au provocat astfel insolvabilitatea;
– administratorii, asociatii, actionarii si orice alte persoane care au provocat insolvabilitatea persoanei – – juridice debitoare prin instrainarea sau ascunderea, cu rea-credinta, sub orice forma, a activelor debitorului;
– administratorii sau orice alte persoane care, cu rea-credinta, au determinat nedeclararea si/sau neachitarea la scadenta a obligatiilor fiscale;
– administratorii sau orice alte persoane care, cu reacredinta, au determinat restituirea sau rambursarea unor sume de bani de la bugetul general consolidat fara ca acestea sa fie cuvenite debitorului.
Asadar, in sfera persoanelor vizate de angajarea raspunderii solidare, data fiind formularea privind „orice alte persoane” se pot situa si persoanele care asigura organizarea contabilitatii societatii.
In sfera raspunderii contraventionale a contabilului trebuie subliniate si prevederile Legii contabilitatii nr. 82/1991 care identifica persoana contravenientului nu la nivelul entitatii ci indicand exact raspunderea conducatorului acestuia si raspunderea contabilului conform art. 10.

Sursa: contabilul.ro

Data aparitiei: 02 decembrie 2015