Documentar privind arhivarea documentelor

Cat timp trebuie pastrate documentele contabile si fiscale?

Potrivit Legii Contabilitatii, dar si a Ordinului  nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, termenul de pastrare a evidentelor contabile si fiscale difera in functie de tipul documentului.

Astfel, statele de salarii trebuie pastrate timp de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

De la aceasta regula fac exceptie o serie de documente care trebuie arhivate numai timp de 5 ani, ca de exemplu:

• nota de receptie si constatare diferente;
• bonul de primire in consignatie;
• bonul de predare, transfer si restituire;
• bonul de consum;
• dispozitia de livrare;
• fisa de magazie;
• lista de inventariere;
• chitanta;
• dispozitie de plata/incasare catre casierie;
• decontul pentru operatiuni in participatie;
• ordinul de deplasare;
• decontul de cheltuieli;
• nota de debitare-creditare;
• extrasul de cont;
• borderoul de primire a obiectelor in consignatie;
• borderoul de iesire a bunurilor din consignatie;
• jurnalul privind operatiuni diverse;
• fisa de cont pentru operatiuni diverse;
• decizia de imputare;
• angajamentul de plata.

De asemenea, exista si documente care trebuie pastrate mai mult de 10 ani. In aceasta categorie se inscriu documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani. Acestea trebuie pastrate pe intreaga perioada de utilizare a bunurilor.

De ce trebuie sa tii cont cand are loc arhivarea documentelor?

Arhivarea documentelor justificative si contabile se face în conformitate cu prevederile legale si cu următoarele reguli generale:

1. documentele se grupează în dosare, numerotate, snuruite si parafate;
2. gruparea documentelor în dosare se face cronologic si sistematic, în cadrul fiecărui exercitiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societătii, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;
3. dosarele continând documente justificative úi contabile se păstrează în spatii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
4. evidenta documentelor la arhivă se tine cu ajutorul Registrului de evidentă, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele si documentele intrate în arhivă, precum si miscarea acestora în decursul timpului.

Data aparitiei: 16 iunie 2015