Ce facem cand pierdem documentele contabile?

Azi, avand in vedere ca este 13 si marti, dorim sa clarificam procedurile pentru cazul in care anumite documente contabile se pierd. Asta pentru ca multa lume considera suficient sa faca un proces verbal de constatare a pierderii, fara a mai incerca recuperarea sau refacerea documentelor.

Procedurile care trebuie urmate sunt prevazute de Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin OMEF 3.512/2008. In baza Ordinului, conducatorul unitatii trebuie ca, la 3 zile dupa ce a luat la cunostinta despre pierderea documentelor, sa intocmeasca un proces-verbal din care sa reiasa starea de fapt (datele de identificare a documentelor disparute, numele si prenumele persoanei responsabile cu gestionarea documentelor, data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv).

Procesul verbal va fi semnat de catre conducatorul unitatii, contabilul-sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie, persoana responsabila cu pastrarea documentului si seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz.  In cazul in care avem o societate mica cu 2 sau 3 actionari, cel care face acest document este Administratorul societatii, urmand ca toti actionarii sa semneze de luare la cunostinta. Daca firma este mica si are asociat unic iar acesta este si administrator, doar el va semna procesul verbal.

Dupa semnarea procesului verbal, conducatorul unitatii (Administratorul) trebuie sa faca toate demersurile pentru REFACEREA DOCUMENTELOR. Asta inseamna ca el – sau persoana delegata – va lua legatura cu toti furnizorii si clientii pentru a le solicita duplicate dupa documentele contabile.

Intreaga procedura este limitata la maxim 30 de zile.

Daca este vorba de documente emise, procedura este mai simpla, pentru ca fiecare unitate isi stie operatiunile efectuate si mai ales inregistrate in contabilitate in format electronic. Astfel, chiar daca jurnalele, listele, registrele printate s-au pierdut si alaturi de ele si documentele justificative, se vor printa din nou si pe baza inregistrarilor electronice se vor emite alte documente.

Mai dificil este daca e vorba de documente de achizitie, intrucat procedura de reconstituire tine de modul in care furnizorul se implica.

Daca documentele sunt din luna curenta si nu au fost inca inregistrate, procedura de reconstituire a lor devine si mai dificila, intrucat la o activitate intensa si un numar mare de facturi este greu sa tii minte de la cine ai primit documentul. In astfel de cazuri, daca nu iti amintesti, vei fi nevoit sa astepti somatia din partea furnizorului pentru a-i plati facturile restante. In schimb, daca ai platit cash si nu mai stii cui anume, esti in imposibilitate de a reconstitui documentele. Pentru astfel de cazuri se recomanda ca toate platile sa se faca preponderent prin banca, intrucat in extrasul de cont ai exact platile facute.

Daca insa o data cu documentele fizice ai pierdut si calculatorul, laptop-ul in care tineati inregistrarile contabile, chiar nu veti putea reconstitui nimic. Pentru a evita astfel de situatii e recomandabil sa ai un backup pe un alt calculator / server sau chiar pe niste DVD-uri, unde sa salvezi periodic datele. Asta iti va permite sa recuperezi datele aproape la zi.

Sa presupunem ca ati pierdut niste acte mai vechi si ca dintr-un motiv sau altul nu le puteti reconstitui. Mai bine infiintati o firma noua, transferati totul de pe firma veche catre firma noua – cu decizii ale asociatului unic sau hotarare AGA – si ulterior sa dizolvati firma veche. Bineinteles, trebuie sa nu aveti datorii la stat altfel nu vei obtine certificatul de atestare fiscala necesar la Registrul Comertului. In felul acesta minimizati ca in cazul unui control sa vi se ceara documentele pierdute. Oricum e bine sa dai actele pierdute intr-un ziar de circulatie larga si sa le declari nule.

Daca actele au fost furate, va trebui sa depuneti plangere la politie si pe baza procesului verbal de la ei, sa incepeti refacerea actelor.

Sursa: faracontabilitate.ro

Data aparitiei: 13 martie 2014