Speta: Suplimente alimentare acordate salariatilor

Vrem sa vedem care este tratamentul contabil pentru cheltuielile cu suplimentele alimentare pe care o societate le pune la dispoziţia angajaţilor proprii.

1. Temeiul legal. Disciplina operaţiunilor contabile la o persoană juridică este stabilită prin Ordinul MFP nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate, cu modificările şi completările ulterioare.

2. Analiza operaţiunii. Angajatorul are obligația de a asigura securitatea și sănătatea lucrătorilor în toate aspectele legate de muncă.

Potrivit art. 14 din Legea nr. 319/2006 a securității și sănătății în muncă, alimentația de protecție se acordă în mod obligatoriu și gratuit de către angajatori persoanelor care lucrează în condiții de muncă ce impun acest lucru și se stabilește prin contractul colectiv de muncă și/sau contractul individual de muncă.

Per a contrario, nu se justifică a se acorda alimentaţia de protecţie în cazul în care persoanele nu lucrează în condiții de muncă ce impun acest lucru.

Subliniem faptul că alimentația de protecție este distinctă de materialele igienico-sanitare. Materialele igienico-sanitare se acordă în mod obligatoriu și gratuit de către angajatori, conform legislaţiei aplicabile.

Amintim că vechea legislaţieîn vigoare până la 30 septembrie 2006, prevedea că alimentația de protecție se acorda, obligatoriu și gratuit, de către persoanele juridice și fizice persoanelor care lucra în locuri de muncă cu condiții grele și vătămătoare, pe baza normelor elaborate de Ministerul Sănătății și Ministerul Muncii și Protecției Sociale.

Alimentaţia de protecţie reprezintă o alimentaţie suplimentară care, în unele cazuri, poate completa măsurile de creştere a rezistenţei nespecifice a organismului, la recomandarea medicului de medicina muncii. Aici putem regăsi: vitamine, lapte dulce sau derivate (brânză telemea), carne slabă de porc (friptură) sauderivate (mezeluri), fructe, legume, pâine intermediară, apă carbogazoasă salină sau apă minerală, ceai, diverse suplimente etc.

De asemenea, să nu uităm că angajatorii sunt obligaţi să asigure alimentaţie de protecţie (ceai, apă) atunci când temperatura aerului depăşeşte limitele normale.

3. Documentele care probează operaţiunea. Din punct de vedere al documentelor justificative, ca şi înscrisuri probatoare vorbim despre: contractul colectiv de muncă și/sau contractul individual de muncă, facturi de achiziţie, contracte, note de calcul, note contabile. Este recomandabil să se aplice „principiul celor patru ochi”. Ca sfat, este de preferat, să se înscrie pe fiecare document data primirii acestuia, atunci când este cazul (mai ales la facturi).

4. Procedura de înregistrare în contabilitate a operațiunilor economico-financiare. Din punct de vedere contabil, dispoziţiile art. 336 alin. (1) din Ordinul MFP nr. 1802/2014 arată că în contabilitate se înregistrează distinct alte drepturi şi avantaje care, potrivit legislaţiei în vigoare, nu se suportă din fondul de salarii, precum şi alte drepturi acordate potrivit legii. Aşadar, masa caldă, precum şi alimentele antidot nu se suportă din fondul de salarii, dar sunt prevăzute prin contractul colectiv de muncă și/sau contractul individual de muncă, fiind consideratecheltuieli cu avantajele în natură acordate salariaților.

Amintim că, echipamentele de securitate pe care angajatorul le achiziționează pentru a-şi realiza obligația potrivit căreia trebuie să asigure securitatea și sănătatea lucrătorilor în toate aspectele legate de muncă, sunt considerate imobilizări corporale atunci când o entitate preconizează că le va utiliza pe parcursul unei perioade mai mari de un an.

 5. Controlul operaţiunii. Persoana care exercită verificarea operațiunii trebuie să manifeste prudență. Se vor supune verificării documentele care atestă obligația angajatorului de a pune la dispoziția angajaților alimentația suport, documentele care probează justificarea necesității alimentației de protecție, perioadele şimotivația pentru care s-a acordat alimentația de protecție etc.

La final de lună, după închiderea balanţei lunare, fac obiectul verificării operaţiunile care au avut loc, reflectarea acestora în balanţa contabilă și corelaţiile conturilor în cadrul balanţei. Pentru orice înregistrare contabilă trebuie să existe o justificare. Fiecare sold al fiecărui cont din balanţa de verificare trebuie să poată fi probat cu înscrisuri.

Pentru a minimiza potenţialele riscuri, recomandăm utilizarea checklist-urilor, care să confirme: (i) siguranța existenței dreptului legal a efectua tranzacția; (ii) siguranța perioadei de generare şi exigibilitate a operațiunilor din care rezultă soldurile conturilor; (iii) siguranța întocmirii şi prezentării corecte în documentele contabile ale entității.Prin urmare, trebuie să ne asigurăm că operațiunile sunt reflectate corect în contabilitate, în concordanță cu realitatea economică, întocmai cu prevederile legale aplicabile.

6. Regim sancţionatoriu. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.

Răspunderea pentru aplicarea necorespunzătoare a reglementărilor contabile revine directorului economic, contabilului-șef sau altei persoane împuternicite să îndeplinească această funcție, împreună cu personalul din subordine. În cazul în care contabilitatea este condusă pe bază de contract de prestări de servicii, încheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale CECCAR, răspunderea pentru conducerea contabilității revine acestora, potrivit legii și prevederilor contractuale.

În mod proporțional cu volumul, natura, amploarea și complexitatea activităților entităţii în cauză, nerespectarea reglementărilor privind înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor acestora în perioada la care se referă, păstrarea se sancționează cu amendă de la 300 lei la 4.000 lei. Constatarea contravențiilor și aplicarea amenzilor se realizează de către persoanele cu atribuții de inspecție fiscală și control financiar, precum și de personalul altor direcții din cadrul Ministerului Finanțelor Publice. Amenzile contravenționale se suportă de persoanele vinovate.

7. Formalităţile procedurale. Orice entitate trebuie să deţină o politică contabilă specifică tipurilor de operaţiuni pe care entitatea le realizează. Astfel, dacă societatea dezvoltă operaţiuni care derivă din valoarea alimentelor antidot acordate de către angajator, acestea trebuie să se regăsească detaliate într-o politică contabilă proprie care se aprobă de administratorul societăţii, care să detalieze fluxul operaţiunilor, contabilizarea la nivelul entităţii în cauză, lista documentelor justificative şi matricea responsabilităţilor. Prin urmare, trebuie să ne asigurăm că politica contabilă a societăţii este adecvată acesteia şi este aplicată in mod consecvent.

Temei legal:

• Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
• Legea societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
• Ordinul MFP nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şisituaţiile financiare anuale consolidate, cu modificările şi completările ulterioare;
• Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar contabile;
• Ordinul MFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, cu modificările şi completările ulterioare;

Sursa: legestart.ro

Data aparitiei: 25 octombrie 2018