Speta: Contabilitate – Predare baza de date in format electronic

Avem o societate care doreste sa schimbe firma de contabilitate si ne intereseaza, când se face predarea contabilităţii, daca există obligativitatea predării bazei de date în format electronic?

1. Aspecte legale privind organizarea și conducerea contabilității

1.1. Administratorul sau persoana care gestionează entitatea poartă răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității. (art. 10 alin. (1) din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare)

1.2. Administratorul sau persoana care gestionează entitatea decide dacă activitatea de contabilitate este organizată intern, printr-o funcţie corespunzătoare, sau este externalizată, printr-un contract de prestări servicii. Astfel, contabilitatea se organizează și se conduce, de regulă, în compartimente distin

cte, conduse de către directorul economic, contabilul-șef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcție. Aceste persoane trebuie să aibă studii economice superioare. Prin persoană împuternicită să îndeplinească funcția de director economic sau contabil-șef se înțelege o persoană angajată potrivit legii, care are studii economice superioare și care are atribuții privind conducerea contabilității entității.Contabilitatea poate fi organizată și condusă pe bază de contracte de prestări de servicii în domeniul contabilității, încheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România.(art. 10 alin. (2) şi (3) din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare)

1.3. Răspunderea pentru aplicarea necorespunzătoare a reglementărilor contabile revine directorului economic, contabilului-șef sau altei persoane împuternicite să îndeplinească această funcție, împreună cu personalul din subordine. În cazul în care contabilitatea este condusă pe bază de contract de prestări de servicii, încheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România, răspunderea pentru conducerea contabilității revine acestora, potrivit legii și prevederilor contractuale. (art. 10 alin. (4) din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare)

2. Aspecte legale privind disciplina documentelor financiar-contabile

2.1. Potrivit art. 23 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, entităţile care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligația să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 10 ani. Aceste persoane au obligația să asigure autorităților fiscale accesul la datele păstrate pe suporturi tehnice.

2.2. Disciplina documentelor financiar – contabile la o persoană juridică este stabilită prin Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.

2.3. Documentele contabile se întocmesc manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, conform politicilor contabile aprobate de către conducerea entităţii. Astfel, documentele contabile (registre, jurnale, fișe, note etc.) care servesc la prelucrarea, centralizarea și înregistrarea în contabilitate a operațiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la: denumirea entității; data întocmirii documentului contabil; felul, numărul și data documentului justificativ; sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate; conturile sintetice și analitice debitoare și creditoare; semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile. (punctul 10 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.4. Semnătura nu este obligatorie pe documentele electronice. Astfel, în condițiile în care documentele financiar-contabile (documentele justificative și documentele contabile) sunt întocmite și preluate în contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, semnătura nu constituie element obligatoriu. În astfel de situații trebuie să se stabilească prin proceduri proprii modalități de identificare a persoanelor care au inițiat, dispus și aprobat, după caz, efectuarea operațiunilor respective. (punctul 11 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.5. Documentele financiar-contabile pot fi prezentate ca documente pe suport hârtie sau în format electronic, cu condiția întocmirii acestora potrivit Ordinul MFP nr. 2634/2015.Prin document în format electronic se înțelege documentul care conține informațiile prevăzute de prezentele norme și care a fost emis și primit în format electronic. (punctul 12 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.6.Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz. (punctul 13 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.7. În cazul în care prelucrarea documentelor financiar- contabile se face de către terți (persoane fizice sau juridice), în relațiile dintre terți și entitățile beneficiare este necesar ca, pentru efectuarea corespunzătoare a înregistrărilor în contabilitate, să se respecte următoarele reguli: (i) documentele justificative să fie întocmite corect și la timp de către entitățile beneficiare, acestea răspunzând de realitatea datelor înscrise în documentele respective; (ii) documentele contabile, întocmite de terți pe baza documentelor justificative, trebuie predate entităților beneficiare, împreună cu documentele justificative, la termenele stabilite prin contractele sau convențiile civile încheiate, terții răspunzând de corectitudinea prelucrării datelor. (punctul 17 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.8. Înregistrările în contabilitate se fac prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor sau manual.(punctul 19 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.9. În situația în care activitatea de întocmire a documentelor financiar-contabile este încredințată în baza unui contract de prestări de servicii unor persoane fizice sau juridice, normele proprii interne de întocmire și utilizare a documentelor respective se adaptează în mod corespunzător, fiind obligatoriu să se prevadă în contract clauze referitoare la întocmirea și utilizarea formularelor în aceste condiții.Entitățile pot stabili norme proprii de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, cu condiția ca acestea să nu contravină reglementărilor legale în vigoare. (punctul 23 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.10. Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operațiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit Ordinul MFP nr. 2634/2015. (punctul 27 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.11. Pentru situații în care, prin reglementări speciale, se prevede că documentul original trebuie să fie păstrat la altă entitate, la înregistrarea în contabilitate se utilizează copia documentului respectiv. (punctul 28 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.12. Entitățile au obligația păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operațiunilor economico-financiare. Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic. (..)

În cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevăzute de legislația în vigoare, cu condiția să poată fi listate în orice moment, în funcție de necesitățile entității sau la cererea organelor de control. (punctul 36 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.13. Documentele financiar-contabile se pot păstra, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, și de către operatori economici autorizați, potrivit legii, în prestarea de servicii arhivistice. Și în acest caz răspunderea privind păstrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității beneficiare. Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitățile trebuie să prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate. (punctul 37 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.14. Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor și a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Situațiile financiare anuale se păstrează timp de 10 ani. Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.Documentele financiar-contabile care se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, în arhiva entităţilor, sunt: Notă de recepție și constatare de diferențe,  Bon de predare, transfer, restituire,  Bon de consum,  Bon de consum (colectiv), Lista zilnică de alimente, Dispoziție de livrare, Fișă de magazie, Listă de inventariere, Listă de inventariere,  Listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice), Chitanță, Chitanță pentru operațiuni în valută, Dispoziție de plată/încasare către casierie,  Borderou de achiziție, Borderou de achiziție (de la producători individuali), Decont pentru operațiuni în participație, Ordin de deplasare (delegație), Ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale), Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe), Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale),  Notă de debitare-creditare,  Fișă de cont pentru operațiuni diverse,  Fișă de cont pentru operațiuni diverse (în valută și în lei),  Decizie de imputare şi Angajament de plată. (punctul 38 – 40 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.15. În caz de încetare a activității societăților, documentele financiar-contabile se păstrează în conformitate cu prevederile Legii societăților nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, după caz. (punctul 41 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.16. Arhivarea documentelor financiar-contabile în format hârtie se face în conformitate cu prevederile legale și cu respectarea următoarelor reguli generale: (i) documentele se grupează în dosare, numerotate și șnuruite; (ii) gruparea documentelor în dosare se face cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care se referă acestea. Dosarele astfel arhivate se păstrează în spații amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.Evidența documentelor în arhivă se ține cu ajutorul Registrului de evidență, potrivit Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, în care sunt consemnate dosarele și documentele intrate în arhivă, precum și mișcarea acestora în decursul timpului. (punctul 42 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.17. Eliminarea din arhiva entității a documentelor financiar- contabile, al căror termen de păstrare prevăzut în prezentele norme a expirat, se face de către o comisie constituită potrivit procedurilor proprii ale entității. În această situație se întocmește un proces-verbal și se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidență al arhivei.(punctul 43 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.18. Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanță cu destinația acestora și se prezintă în mod ordonat și completate astfel încât să permită în orice moment identificarea și controlul operațiunilor contabile efectuate.Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registre, foi volante sau listări informatice, după caz. (punctul 44 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.19. Registrul-jurnal se editează la cererea organelor de control și pentru necesitățile entității. (punctul 45 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.20. Listarea registrului Cartea mare se efectuează la cererea organelor de control, precum și pentru necesitățile entității.(punctul 47 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.21. Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei entități trebuie să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice. (punctul 55 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.22. Programele informatice utilizate în activitatea financiar- contabilă trebuie să asigure listarea în orice moment a documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control.(punctul 56 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

2.23. Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la următoarele criterii considerate minimale: a) să asigure concordanța strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează;b) să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiții de siguranță;c) fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conținutul unui document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât și organele de control; d) să asigure listele operațiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente justificative, care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum și orice eliminări sau adăugări ulterioare etc. (punctul 58 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015)

3. Aspecte legale privind conducerea evidențelor contabile și fiscale

3.1. În accepţiune fiscală, regulile pentru conducerea evidențelor contabile și fiscale sunt stabilite prin art. 72, art. 73 şi art. 109 din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările şi completările ulterioare.

3.2. Evidențele contabile și fiscale se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia, inclusiv pe suport electronic, sau pot fi încredințate spre păstrare unei societăți autorizate, potrivit legii, să presteze servicii de arhivare. (art. 109 alin. (1) din Legea nr. 207/2015)

3.3. Prin excepție, evidențele contabile și fiscale ale exercițiului financiar în curs se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia sau, în perioada 1-25 a lunii următoare perioadei fiscale de raportare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor în vederea întocmirii declarațiilor fiscale.(art. 109 alin. (2) din Legea nr. 207/2015)

3.4. Dispozițiile legale privind păstrarea, arhivarea și limba folosită pentru evidențele contabile sunt aplicabile și pentru evidențele fiscale. (art. 109 alin. (3) din Legea nr. 207/2015)

3.5.În cazul în care evidențele contabile și fiscale sunt ținute cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune, pe lângă datele arhivate în format electronic contribuabilul/plătitorul este obligat să păstreze și să prezinte aplicațiile informatice cu ajutorul cărora le-a generat.(art. 109 alin. (4) din Legea nr. 207/2015)

3.6. Organul fiscal poate lua în considerare orice evidențe relevante pentru impozitare ținute de contribuabil/plătitor.(art. 109 alin. (7) din Legea nr. 207/2015)

3.7. Documentele justificative și evidențele contabile ale contribuabilului/plătitorului constituie probe la stabilirea bazei de impozitare. În cazul în care există și alte acte doveditoare, acestea vor fi luate în considerare la stabilirea bazei de impozitare.(art. 72 din Legea nr. 207/2015)

3.8. Contribuabilul/Plătitorul are sarcina de a dovedi actele și faptele care au stat la baza declarațiilor sale și a oricăror cereri adresate organului fiscal.(art. 73 alin. (1) din Legea nr. 207/2015)

3.9. Organul fiscal are sarcina de a motiva actele administrative fiscale emise pe bază de probe sau constatări proprii.(art. 73 alin. (2) din Legea nr. 207/2015)

4. Aspecte practice privind predarea şi preluarea contabilităţii

4.1. Legea nr. 82/1991 permite ca activitatea de contabilitatea să fie organizată și condusă pe bază de contracte de prestări de servicii în domeniul contabilității, încheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România.

4.2. Prin Contractulde prestări serviciiprivind ţinerea contabilităţii, întocmirea şi prezentarea conturilor anuale, părţile stabilesc de comun acord, activităţile fac obiectul contractului şi modul de remunerare. Prin contract, se va stabili modul de predare/primire a contabilităţii, în toate aspectele sale. Predarea şi preluarea contabilităţii implică riscuri dacă nu sunt executate corespunzător. Prin urmare, prin contractulde prestări servicii anterior menţionat trebuie să se facă menţiunea privind transferul bazei de date, după caz, funcţie de înţelegerea părţilor.

4.3. În practică, transferul de documente se face şi printr-un proces verbal de predare/primire documente, semnat pe fiecare pagină, de către persoana care predă şi persoana care primeşte. De regulă, fac obiectul acestei operaţiuni: (i) registrele societăţii; (ii) situaţiile financiare anuale; (iii) declaraţiile fiscale; (iv) documentele contabile şi documentele justificative; (v) actele de constituire ale firmei; (vi) manualul de politici contabile şi (vii) arhiva electronică în copie.

5. În concluzie. La un SRL, atunci când se exercită opţiunea de externalizare a serviciilor contabile, părţile trebuie să prevadă în mod explicit dispoziţii contractuale privind predarea şi primirea bazei de date în format electronic.

Temei legal:

• Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
• Legea societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
• Ordinul MFP nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şisituaţiile financiare anuale consolidate, cu modificările şi completările ulterioare;
• Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar contabile;
• Ordinul MFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, cu modificările şi completările ulterioare;

Sursa: legestart.ro

Data aparitiei: 17 septembrie 2018