Documentar privind regimul documentelor pierdute / sustrase / distruse

In OMFP nr. 2634/2015 sunt prevazute aspecte importante cu privire la situatiile in care documentele financiar-contabile au fost pierdute sau au fost sustrase sau chiar distruse. Iata ce ar trebui sa stim cu privire la acest aspect:

“Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operaţiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme.

Pentru situaţii în care, prin reglementări speciale, se prevede că documentul original trebuie să fie păstrat la altă entitate, la înregistrarea în contabilitate se utilizează copia documentului respectiv.

Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligaţia să aducă la cunoştinţă, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorului entităţii (administratorului entităţii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii respective) situaţia constatată.

În termen de cel mult 3 zile lucrătoare de la primirea sesizării, conducătorul entităţii dispune încheierea unui proces-verbal care să cuprindă:

• datele de identificare a documentelor dispărute;
• numele şi prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentelor;
• data şi împrejurările în care s-a constatat lipsa documentelor respective.

Procesul-verbal se semnează de către:

• conducătorul entităţii;
• conducătorul compartimentului financiar-contabil al entităţii sau persoana împuternicită să îndeplinească această funcţie;
• persoana responsabilă cu păstrarea documentelor;
• şeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentelor, după caz.

Când dispariţia documentelor se datorează însuşi conducătorului entităţii, măsurile prevăzute de prezentele norme se iau de către ceilalţi membri ai consiliului de administraţie, după caz.

În condiţiile în care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost întocmit de către entitate întrun singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleaşi proceduri prin care a fost întocmit documentul original, menţionându-se în antetul documentului că este reconstituit, şi stă la baza înregistrărilor în contabilitate.

Ori de câte ori dispariţia documentelor poate constitui infracţiune, se înştiinţează imediat organele de urmărire penală.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui “dosar de reconstituire”. Dosarul de reconstituire trebuie să conţină elementele care au legătură cu constatarea şi reconstituirea documentelor dispărute, şi anume:

• sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia documentelor;
• procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
• dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancţionării disciplinare a persoanei vinovate, după caz;
• dispoziţia scrisă a conducătorului entităţii pentru reconstituirea documentelor;
• o copie a documentelor reconstituite.

În cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă entitate, reconstituirea se va face de entitatea emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la entitatea emitentă.

În acest caz, entitatea emitentă va trimite entităţii solicitante, în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la primirea cererii, documentul reconstituit.

Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi vizibil menţiunea “DUPLICAT”, cu specificarea numărului şi a datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.

Documentele reconstituite conform prezentelor norme constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate.

Procedura de reconstituire în cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor financiar-contabile se va finaliza în termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar, în caz de forţă majoră, în termen de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia.

În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal şi se păstrează împreună cu procesul-verbal, în dosarul de reconstituire”.

Sursa: contzilla.ro

Data aparitiei: 26 februarie 2019