Documentar privind reconstituirea documentelor

Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia să aducă la cunostintă, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorului unitătii (administratorului unitătii, ordonatorului de credite sau altei  persoane care are obligatia gestionării unitătii respective).

1. Incheierea procesului verbal

În termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicării, conducătorul unitătii trebuie să încheie un proces-verbal, care să cuprindă:

– datele de identificare a documentului dispărut;

– numele si prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentului;

– data si împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

Procesul-verbal se semnează de către:

– conducătorul unitătii;

– conducătorul compartimentului financiar-contabil al unitătii sau persoana împuternicită să îndeplinească această functie;

– persoana responsabilă cu păstrarea documentului; si

– seful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentului, după caz.

2. Constituie infractiune penala?

Ori de câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se încunostintează imediat organele de urmărire penală.

3. Dosarul de reconsituire

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui “dosar de reconstituire”, întocmit separat pentru fiecare caz.

Dosarul de reconstituire trebuie să contină toate lucrările efectuate în legătură cu constatarea si reconstituirea documentului dispărut, si anume:

– sesizarea scrisă a persoanei care a constatat disparitia documentului;

– procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

– dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sanctionării disciplinare a

persoanei vinovate, după caz;

– dispozitia scrisă a conducătorului unitătii pentru reconstituirea documentului;

– o copie a documentului reconstituit.

4. Inscrierea mentiunii ,,DUPLICAT’’

Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu si vizibil mentiunea “DUPLICAT”, cu specificarea numărului si datei dispozitiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.

Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate.

5. Ce documente nu se pot reconsitui?

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate.

În acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suportă paguba adusă unitătii, salariatilor sau altor unităti, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor legale.

6. Pierderea, distrugerea facturii

În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie să emită un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.

Duplicatul poate fi:

– o factură nouă, care să cuprindă aceleasi date ca si factura initială, si pe care să se mentioneze că este duplicat si că înlocuieste factura initială; sau

– o fotocopie a facturii initiale, pe care să se aplice stampila societătii si să se mentioneze că este duplicat si că înlocuieste factura initială.

7. Cheltuieli legate de reconstituirea documentelor

Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc răspunderi materiale, care cuprind si eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective.

Sursa: contzilla.ro

Data aparitiei: 23 iulie 2015